Wat kost een medewerker en wat kost opleiden

De meeste ondernemers rekenen zich rijk of arm op één getal: het brutoloon. Je ziet een kandidaat die 3.000 euro per maand vraagt en denkt: dat kost me 3.000 euro. Dat klopt niet. Bovenop het brutoloon komen werkgeverslasten, en die tikken flink aan. Een gangbare vuistregel is een loonkostenfactor van ongeveer 1,25 tot 1,40 voor een vast contract. Voor elke euro brutoloon betaal je dus ongeveer 1,25 tot 1,40 euro aan totale loonkosten. Bij Netwerk de Kempen, het besloten ondernemersnetwerk in de Kempen, is dit een van de gesprekken die telkens terugkomt aan de ontbijttafel: iemand wil zijn eerste medewerker aannemen en schrikt van de echte som. In dit artikel lees je waar die extra kosten vandaan komen, hoe je er snel mee rekent, en welke posten je bijna altijd vergeet.

Waarom het brutoloon niet de kostprijs is

Het brutoloon is het bedrag dat op het contract en op de loonstrook staat. Het is wat de medewerker verdient voordat de belastingdienst zijn deel neemt. Maar als werkgever draag je daarnaast een hele reeks verplichte lasten af die niet op die loonstrook zichtbaar zijn. Die lasten zijn geen keuze en geen extraatje, ze horen bij het in dienst hebben van iemand.

Denk aan het vakantiegeld dat je apart opzij zet, de premies die je als werkgever aan de belastingdienst betaalt, en de doorbetaling als iemand ziek wordt. Al die posten samen maken dat een medewerker structureel meer kost dan het getal waar je over onderhandelt. Wie alleen op het brutoloon plant, komt aan het eind van het jaar geld tekort. Wie de volledige loonkosten kent, kan een eerlijke prijs voor zijn werk vragen en houdt marge over.

De kern in één zin: het brutoloon is wat de medewerker krijgt, de loonkosten zijn wat jij betaalt. Het verschil zit in de werkgeverslasten, en dat verschil is groter dan de meesten denken.

Deze misrekening kost je op twee momenten geld. Bij de aanname zelf, omdat je een medewerker aanneemt die je op het volle bedrag eigenlijk niet kunt dragen. En bij je prijzen, omdat je uurtarief of je marge stiekem is berekend op te lage kosten. Dat laatste is verraderlijk: je draait maandenlang met winst op papier terwijl je op het echte plaatje verlies maakt. Daarom begint elke aannamebeslissing met de volledige kostprijs, niet met het loon.

Waaruit werkgeverslasten bestaan: het overzicht

Werkgeverslasten is een verzamelnaam. Het zijn de verplichte kosten die bovenop het kale loon komen. De belangrijkste posten op een rij:

• Vakantiegeld. Minimaal 8 procent van het brutoloon, meestal in mei uitgekeerd. Voor een medewerker van 3.000 euro per maand is dat al bijna 2.900 euro per jaar.
• Werkgeverspremies en loonheffingen. Denk aan de premies voor werkloosheid (WW) en arbeidsongeschiktheid, en de bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. Deze draag je als werkgever af naast het loon.
• Pensioenbijdrage. Als de cao in jouw branche een pensioenregeling voorschrijft, betaal je daar als werkgever een deel van. Dit verschilt sterk per sector.
• Doorbetaling bij ziekte. Word je medewerker ziek, dan betaal je het loon door, in de meeste gevallen tot twee jaar lang. Dat is een verplichting die je niet uitzet.
• Arbo en verzuim. De aansluiting bij een arbodienst of bedrijfsarts en de begeleiding bij verzuim kosten geld, of je er nu gebruik van maakt of niet.

Deze posten variëren per branche, per cao en per leeftijd en situatie van de medewerker. Daarom werkt geen enkele ondernemer met een exact percentage tot achter de komma. In plaats daarvan rekenen de meeste werkgevers met een vuistregel.

De loonkostenfactor als vuistregel

De loonkostenfactor vertaalt al die losse posten naar één getal waarmee je snel kunt rekenen. Je vermenigvuldigt het brutoloon met de factor en je hebt een reële schatting van je totale loonkosten. Voor een vast contract ligt die factor doorgaans tussen 1,25 en 1,40.

Waar je precies in die bandbreedte valt, hangt af van je situatie. Zit je in een branche zonder verplicht bedrijfspensioen, dan zak je richting de 1,25. Draag je wel pensioenpremie af en heb je te maken met hogere verzuimlasten, dan schuif je op naar de 1,40. Voor een eerste inschatting is 1,30 tot 1,35 voor de meeste mkb-bedrijven een verstandig middenpunt.

Let op het verschil met inhuur. Huur je iemand in via een uitzendbureau, dan reken je niet met de contractfactor maar met een all-in tarief dat vaak hoger ligt, ruwweg 1,5 keer het loon of meer. Dat tarief lijkt duurder per uur, maar het bureau neemt het werkgeversrisico, de administratie en de doorbetaling bij ziekte van je over. Voor een tijdelijke piek of een onzekere start kan die hogere factor juist goedkoper uitpakken dan een vast contract dat je niet meer kwijtraakt.

De keuze tussen vast en inhuur is dus geen keuze tussen goedkoop en duur, maar tussen zeker en flexibel. Weet je zeker dat er structureel werk is, dan is een vast contract op termijn het voordeligst en bouw je bovendien iemand op die jouw manier van werken kent. Twijfel je nog over de vraag of het werk blijft, dan betaal je met de hogere inhuurfactor in feite voor de vrijheid om te stoppen zonder ontslagprocedure. Reken beide scenario’s een keer volledig door voordat je kiest, dan verdwijnt het onderbuikgevoel uit de beslissing.

Een rekenvoorbeeld, stap voor stap

Laat ik het concreet maken met een voorbeeld. Dit zijn geen exacte cijfers voor jouw situatie, maar ze laten de orde van grootte zien.

Stel, je neemt iemand aan voor een brutoloon van 3.000 euro per maand. Je zit in een branche met een gemiddelde last, dus je rekent met een factor van ongeveer 1,35. De som:

• Brutoloon. 3.000 euro per maand.
• Factor. 3.000 euro maal 1,35.
• Loonkosten. Ongeveer 4.000 euro per maand.

Op jaarbasis betekent dat ruwweg 48.000 euro aan loonkosten voor een medewerker die zelf 36.000 euro bruto verdient. Dat verschil van 12.000 euro zijn de werkgeverslasten die nergens op de loonstrook staan, maar wel elke maand van je rekening gaan. Wie dat verschil niet in zijn tarief of marge verwerkt, verdient onder de streep te weinig aan elk uur dat die medewerker draait.

Het voordeel van deze rekenwijze: je hebt binnen dertig seconden een reële schatting. Je hoeft geen loonadministrateur te zijn om te bepalen of een aanname haalbaar is. Voor een definitief besluit laat je de exacte premies natuurlijk narekenen, maar voor de eerste ja-of-nee is de factor genoeg.

De kosten die je snel vergeet

De loonkosten zijn nog niet het hele plaatje. Een medewerker heeft ook een plek nodig om te werken en gereedschap om het werk te doen. Die kosten vallen buiten de loonkostenfactor en verrassen ondernemers regelmatig.

• De werkplek. Een bureau, een stoel, een laptop, telefoon en software. Bij een fysiek vak komen daar bedrijfskleding, gereedschap en misschien een plek in de bus bij. Reken op een eenmalige investering plus doorlopende kosten per medewerker.
• Verzuim in de praktijk. De doorbetaling bij ziekte zit in de factor, maar de indirecte kosten niet: het werk dat blijft liggen, de collega die het opvangt, of de vervanger die je moet inhuren tegen dat hogere uitzendtarief.
• Opleiden en inwerken. Nieuwe mensen zijn de eerste weken nog niet volledig productief, en toch betaal je vol loon. Cursussen, certificeringen en begeleiding kosten geld en tijd. Dat is geen weggegooid geld, want een medewerker die meegroeit levert meer op, maar je moet het wel meerekenen.

Vooral opleiden wordt te vaak als sluitpost gezien. Terwijl juist scholing het verschil maakt tussen iemand die vertrekt en iemand die blijft. Wil je hier slim mee omgaan, kijk dan naar de SLIM-subsidie, die een deel van je scholingskosten dekt. En overweeg of je met een stagiair of leerling aannemen talent opleidt tegen lagere kosten, mensen die je later als vaste kracht kunt binden.

Wat een medewerker je oplevert

Al die kosten op een rij lijken ontmoedigend, maar ze zijn maar de helft van de som. Een medewerker is geen kostenpost, het is een investering die iets moet opleveren. De vraag is niet alleen wat iemand kost, maar wat iemand toevoegt.

Een goede kracht neemt werk uit handen dat jij anders zelf doet, waardoor jij tijd overhoudt voor het werk dat alleen jij kunt doen: klanten binnenhalen, de koers bepalen, groeien. Een medewerker maakt het mogelijk om meer opdrachten aan te nemen, grotere klussen te draaien en continuïteit te bieden als jij een keer wegvalt. Die extra omzet en die rust zijn de andere kant van de rekening.

De sleutel is dat de opbrengst per medewerker structureel boven de loonkosten uitkomt. In veel dienstverlenende sectoren is de vuistregel dat een medewerker ongeveer twee tot drie keer zijn eigen loonkosten aan omzet moet binnenbrengen om de vaste lasten, jouw marge en de risico’s te dekken. Reken dat vooraf door, dan weet je bij welk uurtarief of welke productiviteit een aanname zichzelf terugverdient.

En denk verder dan het geld alleen. Iemand die zich gewaardeerd voelt, blijft langer en werkt beter. Dat is precies waar goed werkgeverschap over gaat, en het verlaagt op termijn je grootste verborgen kostenpost: het verloop. Zit je nog vóór de aanname, kijk dan eerst hoe je nieuw personeel vindt en werft, want de verkeerde match kost je de inwerkkosten dubbel.

Zulke afwegingen maak je zelden goed in je eentje achter je bureau. Ondernemers die net hun eerste of tweede medewerker hebben aangenomen weten precies waar de valkuilen zitten, en die kennis delen we bij Netwerk de Kempen aan de ontbijttafel. Kom een keer proeven bij een netwerkontbijt en leg je vraag op tafel, je eerste twee keer zijn gratis. Bekijk de agenda of ontdek wie er al bij het netwerk zit.