Nieuw personeel vinden en werven

Goed personeel vind je zelden met alleen een vacaturetekst. Wie de juiste mensen wil vinden en werven, begint eerder: bij de vraag waarom iemand voor jouw bedrijf zou kiezen, en bij de mensen die je nu al kent. De vacature is het laatste zetje, niet de eerste stap. Bij Netwerk de Kempen, het ondernemersnetwerk in de Kempen, horen we dit elke ontbijtronde terug. De leden die het snelst een goede kracht binnenhalen, hebben hun naam al opgebouwd voordat er een stoel leegkomt. In dit artikel lopen we de hele route langs: van je werkgeversmerk tot een vacature die de juiste mensen trekt en een sollicitatieproces dat kandidaten niet laat afhaken.

Voor een klein bedrijf voelt werven vaak als vissen in een lege vijver. Je hebt geen recruiter, geen groot advertentiebudget en niet de salarisschalen van een concern verderop. Toch vinden veel kleine bedrijven juist wel goede mensen, omdat ze het op een andere manier aanpakken. Ze verkopen niet de vacature, ze verkopen de plek. En ze zoeken niet pas als de nood hoog is, maar houden hun ogen het hele jaar open.

Werven begint bij je werkgeversmerk

Voordat je ook maar één vacature plaatst, is er een vraag die je eerlijk moet beantwoorden: waarom zou een goede vakman of vakvrouw voor jou willen werken? Een groot bedrijf kan bijna altijd meer betalen. Een klein bedrijf wint op andere dingen, maar alleen als je die dingen ook echt waarmaakt en benoemt. Dat geheel, het beeld dat mensen van je hebben als werkgever, is je werkgeversmerk.

Je hoeft daar geen marketingcampagne voor op te tuigen. Het zit in hoe je over je werk praat, hoe je huidige mensen erover praten, en of de belofte klopt met de dagelijkse praktijk. De sterkste troeven van een klein bedrijf zijn vaak deze:

• Korte lijnen. Bij jou is de baas geen naam op een organigram maar de persoon naast de kandidaat aan de werkbank. Beslissingen gaan snel, iemand wordt gezien.
• Echte invloed. In een klein team telt het werk van één persoon zwaar mee. Dat geeft trots en verantwoordelijkheid, iets wat in een grote afdeling snel verdwijnt.
• Vakmanschap doorgeven. De meester-gezelverhouding, waarin een ervaren kracht iemand echt iets leert, is voor veel mensen aantrekkelijker dan een cursus op afstand.
• Ruimte en flexibiliteit. Een vrije middag voor een schoolvoorstelling regel je bij jou met een appje, niet met een aanvraag in een systeem.
• Een plek in de buurt. Werken dicht bij huis, voor een naam die mensen in het dorp kennen, weegt zwaarder dan werkgevers vaak denken.

Wat je hier niet wint, is met geld alleen op te lossen. Zorg dus eerst dat het huis op orde is. Als je huidige mensen met plezier over hun werk praten, doen zij het wervingswerk dat geen advertentie kan evenaren. Dat brengt ons meteen bij de vraag waar goede mensen vandaan komen.

Waar je goede mensen echt vindt

De beste kandidaat scant zelden dagelijks de vacaturesites. Hij of zij heeft al werk en komt pas in beweging door een tip van iemand die hij vertrouwt. Voor veel mkb-ondernemers is het eigen netwerk daarom de belangrijkste wervingsbron, samen met de eigen medewerkers die als ambassadeur optreden. Dat is geen toeval: een aanbeveling uit de eerste hand zegt meer dan tien mooie zinnen op een website.

Dat betekent niet dat de andere kanalen niets waard zijn. Het betekent dat je de volgorde omdraait en je netwerk vooropzet. Een praktische verdeling:

• Je eigen mensen. Vraag je team wie zij kennen. Wie goed werk levert, kent vaak anderen die goed werk leveren. Een bescheiden aanbrengbonus maakt die vraag concreet.
• Je ondernemersnetwerk. Andere ondernemers weten wie er beschikbaar komt, wie net een opdracht heeft afgerond of wie op zoek is naar iets nieuws. Wie regelmatig netwerkt als ondernemer, hoort dit soort dingen als eerste.
• Lokale opleidingen. Een band met het roc of een vakschool levert een stroom jonge mensen op. Vaak begint dat met een stagiair of leerling aannemen, die je daarna houdt.
• Vacaturekanalen. Een vacature op je eigen site, op sociale media en op een platform hoort erbij, maar zie het als aanvulling, niet als motor.
• Zichtbaarheid over de tijd. Wie het hele jaar zichtbaar is als een fijne werkgever, hoeft bij een openstaande plek minder hard te trekken.

Het loont om dit los te koppelen van het moment waarop je iemand nodig hebt. Een netwerk bouw je niet op de dag dat er iemand vertrekt. Wie ook zonder acute vacature bekend is als een goede werkgever, staat er sterker voor als het wel zover is. Ligt het probleem breder dan één openstaande plek, lees dan ook hoe je een personeelstekort structureel aanpakt.

Een vacaturetekst die de juiste mensen trekt

Een vacature is geen boodschappenlijst met eisen, het is een uitnodiging. De meeste teksten mislukken omdat ze precies verkeerd om zijn opgebouwd: eerst een lijst met wat jij van de kandidaat verwacht, dan pas een zin over wat jij te bieden hebt. Draai dat om. De lezer wil eerst weten of dit werk bij hem past.

Een goede vacaturetekst doet een paar dingen consequent:

• Begin bij de dag. Beschrijf hoe een werkdag eruitziet, niet in functietaal maar in concrete taken. “Je staat om zeven uur op de bouw” zegt meer dan “affiniteit met de sector”.
• Wees eerlijk over het bedrijf. Vertel wie je bent, hoe groot het team is en wat voor sfeer er hangt. Kandidaten prikken door mooipraterij heen en waarderen een eerlijk beeld.
• Noem wat je biedt, ook buiten het salaris. De korte lijnen, de vrijheid en het vakmanschap uit je werkgeversmerk horen hier zwart op wit.
• Schrap de onmogelijke eisenlijst. Vraag naar wat echt nodig is. Een lange lijst met verplichte diploma’s en jaren ervaring schrikt juist de mensen af die het snel zouden leren.
• Schrijf zoals je praat. Geen “de ideale kandidaat beschikt over”, maar “jij weet van aanpakken”. Spreektaal, geen sollicitatiejargon.
• Sluit af met een lage drempel. “Bel me gerust even als je iets wilt weten” haalt meer reacties binnen dan een strak sollicitatieformulier met tien velden.

Wees ook duidelijk over het geld. Een vacature zonder salarisindicatie kost je reacties, omdat mensen niet gaan gokken. Weet je niet zeker wat een kracht je in totaal kost, reken dan eerst door wat een medewerker werkelijk kost, inclusief werkgeverslasten. Dan kun je een reëel bedrag noemen.

Het sollicitatieproces strak en menselijk houden

Hier lopen de meeste goede kandidaten weg, en zelden omdat ze werden afgewezen. Ze haken af omdat het te lang duurt. Wie al werk heeft, gaat niet drie weken wachten op een tweede gesprek terwijl een ander bedrijf binnen een week een aanbod doet. Snelheid is bij een klein bedrijf je grootste voordeel, mits je het benut.

Een kort proces is bovendien niet slechter dan een lang proces. Uit ervaring van veel werkgevers blijkt dat een selectie van maximaal twee gesprekken zelden tot een slechtere keuze leidt. Extra gespreksrondes geven vooral een gevoel van zekerheid, terwijl ze ondertussen de beste mensen kosten die intussen elders tekenen. Houd het daarom kort en scherp:

• Reageer snel. Bevestig een sollicitatie binnen een dag en nodig binnen een paar dagen uit. Dat tempo zegt al iets over hoe je met mensen omgaat.
• Maximaal twee gesprekken. Eén kennismaking en, als het nodig is, één verdiepend gesprek of een meeloopmoment. Meer heb je zelden nodig om een goed beeld te krijgen.
• Laat het werk het werk beoordelen. Een halve dag meelopen of een kleine proefopdracht zegt meer dan het derde gesprek aan een tafel.
• Betrek het team. Laat de kandidaat de mensen ontmoeten met wie hij gaat werken. Zij voelen vaak haarfijn aan of iemand past.
• Wees menselijk in de afwijzing. Wie je nu netjes afwijst, spreekt later goed over je of solliciteert over een jaar opnieuw. De Kempen is klein, alles komt terug.

Strak wil niet zeggen kil. Neem in het gesprek de tijd voor de mens tegenover je, vertel eerlijk wat het werk zwaar maakt, en beantwoord vragen open. Een kandidaat die precies weet waar hij aan begint, blijft langer dan een die met een te rooskleurig beeld binnenkwam.

Werven via je netwerk en aanbevelingen

Terug naar de sterkste bron, want die verdient een eigen aanpak. Een aanbeveling werkt in twee richtingen. Iemand raadt jouw bedrijf aan bij een kandidaat, en iemand vertelt jou wie er goed is. Beide draaien om vertrouwen, en vertrouwen bouw je op lang voordat je iets nodig hebt. Dat is precies waarom het gunnen in een netwerk zo goed werkt bij werving.

Bij ons aan de ontbijttafel gebeurt dit doorlopend. Een lid dat een vakman zoekt, benoemt dat gewoon hardop. Een ander kent iemand die net terugkomt uit een baan die niet beviel, of heeft een neef die zijn opleiding afrondt. Zo verhuist een goede kracht van het ene bedrijf naar het andere zonder dat er ooit een vacature online stond. Hoe zet je dat in gang?

• Zeg wat je zoekt. Mensen kunnen je alleen helpen als ze weten waar je naar op zoek bent. Wees concreet: welk vak, welk niveau, wanneer.
• Geef eerst. Wie zelf regelmatig een tip of een klant doorspeelt, krijgt vanzelf meer terug. Zo werkt een netwerk dat op gunnen draait.
• Onderhoud de band. Een aanbeveling komt van iemand die je regelmatig spreekt, niet van een naam die je één keer op een beurs tegenkwam.
• Maak het je mensen makkelijk. Geef je team een korte, deelbare tekst over de openstaande plek, zodat zij hem zonder moeite kunnen doorsturen.

Wil je hier serieuzer op inzetten, dan helpt het om structureel deel uit te maken van een groep ondernemers die elkaar wat gunnen. In de ledengids van Netwerk de Kempen zie je hoe breed de vakken vertegenwoordigd zijn, van bouw tot dienstverlening. Die spreiding is precies wat een aanbeveling waardevol maakt: iemand kent altijd wel iemand.

De eerste weken bepalen of iemand blijft

Werven eindigt niet bij de handtekening. Wie de moeite neemt om een goede kracht te vinden en dan de eerste weken laat versloffen, is die kracht binnen een halfjaar weer kwijt. De start bepaalt of iemand zich thuis voelt of alweer om zich heen kijkt. En een nieuwe zoektocht kost je opnieuw tijd en geld.

Een goede start hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar wel bewust:

• Zorg dat de dag klopt. Werkkleding, gereedschap, een inlogaccount en een bureau: alles klaar op dag één. Niets voelt zo onverschillig als een werkgever die niets had voorbereid.
• Koppel iemand aan een maatje. Een vaste collega die de eerste weken vragen opvangt, laat iemand sneller landen dan welk handboek ook.
• Wees de eerste week zichtbaar aanwezig. Loop even mee, vraag hoe het gaat, corrigeer vriendelijk. Dat is investeren, geen controleren.
• Plan een gesprek na een paar weken. Vraag wat meevalt en wat tegenvalt, en doe er iets mee. Zo hoor je op tijd wat er speelt.

Een goede start is het begin van blijven. Alles wat je daarna doet om mensen te houden, bouwt hierop voort. Hoe je dat volhoudt lees je in ons artikel over personeel behouden, want de goedkoopste medewerker is de kracht die je niet opnieuw hoeft te werven.

Werven draait uiteindelijk om vertrouwen, en vertrouwen bouw je aan tafel. Zulke dingen leer je het snelst van ondernemers die er middenin zitten. Kom een keer proeven bij een netwerkontbijt van Netwerk de Kempen, in Hapert, je eerste twee keer zijn gratis. Grote kans dat iemand aan tafel precies de vakman kent die jij zoekt.