Personeelstekort aanpakken als klein bedrijf

De vacature staat al vier maanden online. Je hebt hem gedeeld, opnieuw gedeeld en toch komt er niets binnen wat past. Ondertussen draaien jij en je vaste mensen dubbele diensten om het werk rond te krijgen, en dat gaat een keer wringen. Herkenbaar? Een personeelstekort los je als klein bedrijf zelden op met méér van hetzelfde werven. Je pakt het aan door breder te kijken: eerst je eigen netwerk inschakelen, dan doelgroepen aanboren die je nu overslaat, mensen langer vasthouden en het werk zo organiseren dat je met minder handen toch vooruit komt. Bij Netwerk de Kempen, het ondernemersnetwerk in de Kempen, zien we aan de ontbijttafel wekelijks hoe leden elkaar aan personeel helpen, vaak sneller dan welke vacaturesite ook.

Dit artikel loopt de richtingen langs die voor een klein bedrijf echt verschil maken. Niet de theorie van een groot recruitmentbureau, maar wat werkt als je zelf op de zaak staat en er geen HR-afdeling naast je meedenkt.

Waarom de krapte zo hardnekkig is

De arbeidsmarkt is structureel krap, en dat verandert niet volgend kwartaal. De babyboomgeneratie gaat met pensioen, er stromen minder jonge mensen in dan er uitgaan, en de vraag naar vakmensen in techniek, bouw, zorg en horeca blijft hoog. Voor een klein bedrijf voelt dat extra zwaar, want je concurreert om dezelfde mensen als werkgevers die meer kunnen bieden op papier.

Een groot bedrijf heeft een naam die kandidaten al kennen, een recruiter die de hele dag zoekt en vaak een hoger salarisplafond. Jij hebt dat niet. Wat je wél hebt, is iets wat grote werkgevers moeilijk namaken: korte lijnen, echt contact en een plek waar iemand meteen verschil maakt. Dat is geen zwakte om te verbergen, dat is precies je sterkste kaart. Alleen speel je hem vaak niet uit, omdat je werft op de manier van de grote jongens: een vacature plaatsen en wachten.

Wat je beter kunt stoppen, de reflex die niet meer werkt

De eerste winst zit niet in iets nieuws doen, maar in iets stoppen. De reflex bij een openstaande plek is een vacaturetekst online zetten en afwachten tot de reacties binnenkomen. In een krappe markt werkt dat passieve wachten nauwelijks nog, want de mensen die je zoekt hebben al werk en scrollen niet langs vacaturesites.

Drie gewoontes kosten je onnodig kandidaten:

• Te lang wachten met reageren. Wie na een sollicitatie een week niets hoort, is vaak al met een andere werkgever in gesprek. Snelheid is in een krappe markt belangrijker dan de perfecte procedure.
• Een sollicitatietraject van drie of vier gesprekken. Voor een klein bedrijf is dat zelden nodig. Twee gesprekken zijn genoeg om te weten of het klikt. Elke extra ronde is een moment waarop een kandidaat afhaakt of een ander aanbod aanneemt.
• Te smal zoeken. Een eisenlijst met tien jaar ervaring, een specifiek diploma én meteen fulltime beschikbaar sluit precies de mensen uit die je met een beetje inwerken prima had kunnen gebruiken.

Kort je proces in tot maximaal twee gesprekken, reageer binnen een paar dagen en schrap de eisen die niet echt nodig zijn. Dat kost niets en levert direct meer kandidaten op.

Anders werven, te beginnen bij je netwerk

De snelste route naar goed personeel loopt vaak niet via een advertentie, maar via mensen die jou al kennen. Uit onderzoek onder mkb-ondernemers blijkt dat ruim de helft het eigen netwerk inschakelt om aan personeel te komen. En dat is logisch: een tip uit je omgeving komt met vertrouwen erbij, en dat scheelt je een hoop onzekerheid over of iemand past.

Datzelfde onderzoek laat zien dat veel ondernemers hun eigen medewerkers als ambassadeur inzetten. Je huidige mensen kennen het werk, weten wie ze zoeken en hebben een eigen kring van oud-collega’s, vakgenoten en vrienden. Maak daar bewust gebruik van:

• Vraag het letterlijk. Zeg tegen je team dat je zoekt en beschrijf precies wie. Mensen tippen pas als ze weten dat je open staat en waar je naar op zoek bent.
• Maak aanbrengen de moeite waard. Een bonus of een mooi cadeau voor wie een nieuwe collega aandraagt die blijft, betaalt zich terug tegen de kosten van maandenlang zoeken.
• Laat je tevreden klanten en leveranciers meedenken. Ook zij kennen mensen, en een klant die jouw werk waardeert beveelt je makkelijk aan als werkgever.

En dan is er het ondernemersnetwerk zelf. Aan een ontbijttafel waar de loodgieter, de installateur en de accountant elkaar elke twee weken spreken, gaat een vraag als “ik zoek een monteur” razendsnel rond. Iemand kent altijd iemand. Dat is precies waarom netwerken voor ondernemers zo veel oplevert: je vergroot de kring mensen die aan jou denken zodra ze iemand horen die werk zoekt. Wil je systematischer aan de slag met werving, lees dan ook hoe je nieuw personeel vindt en werft.

Kijk naar doelgroepen die je nu overslaat

Als de mensen die je gewend bent te zoeken er niet zijn, wordt de vijver waarin je vist te klein. Verbreed hem. Er zijn hele groepen die graag willen werken en die je waarschijnlijk automatisch overslaat, terwijl ze met een beetje aanpassing prima passen.

• Statushouders. Mensen met een verblijfsstatus mogen in Nederland gewoon werken. Vaak zijn het gemotiveerde krachten die staan te springen om aan de slag te gaan. Een taalbarrière is niet onoverkomelijk, zeker niet bij werk waar meedraaien en meekijken de snelste manier van leren is.
• Freelancers en zzp’ers voor de pieken. Niet elk gat hoef je met een vast contract te vullen. Voor een drukke periode of een specifiek project huur je een zelfstandige in. Je vangt de piek op zonder je vaste last te vergroten.
• Herintreders en parttimers. Ouders die een paar dagen willen werken, of mensen die na een pauze terugkeren, zijn loyaal en gemotiveerd. Wees flexibel in de uren en je opent een groep die anderen laten liggen.
• Vijftigplussers en mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Ervaring en werklust zitten niet aan een leeftijd vast. Wie bereid is om in te werken en te begeleiden, vindt hier trouwe krachten die vaak jaren blijven.

De rode draad: laat de standaard-kandidaat los en kijk naar wie er wél beschikbaar is. Een klein bedrijf kan zich hier juist onderscheiden, want jij kunt maatwerk bieden waar een groot bedrijf vastzit aan zijn eigen procedures.

Hou vast wat je hebt, want behoud telt dubbel

Elke medewerker die vertrekt, is een dubbele klap: je mist een kracht én je moet opnieuw de markt op in dezelfde krapte. In een krappe arbeidsmarkt is iemand houden bijna altijd goedkoper en makkelijker dan iemand nieuw vinden. Toch gaat de meeste aandacht naar werven, terwijl de winst vaak aan de achterdeur ligt.

Mensen blijven niet alleen voor het salaris. Ze blijven voor waardering, voor het gevoel dat ze ertoe doen en voor een baas die naar ze omkijkt. Dat is nu net waar een klein bedrijf sterk in kan zijn. Vraag geregeld hoe het gaat, geef ruimte om mee te denken over het werk en wees eerlijk over waar het bedrijf naartoe gaat. Een medewerker die zich gezien voelt, gaat niet zomaar weg voor een euro meer elders.

Behoud is een vak apart en het loont om er bewust in te sturen. In het artikel over personeel behouden gaan we dieper in op wat mensen echt bindt, van meegroeien met het bedrijf tot de kleine dingen die het verschil maken.

Slimmer organiseren en zelf opleiden

Soms is de oplossing niet een extra paar handen, maar het werk anders inrichten. Als je met de mensen die je hebt meer voor elkaar krijgt, wordt de openstaande vacature minder dringend. Vier richtingen helpen daarbij:

• Maak mensen breder inzetbaar. Wie meerdere taken beheerst, vangt uitval en drukte op zonder dat je meteen iemand extra nodig hebt. Kruistraining maakt je team flexibeler en het werk voor je mensen afwisselender.
• Snoei in je processen. Loop een werkdag eens kritisch na op dubbel werk, onnodige stappen en handmatig geregel. Een deel van je tekort is geen mensentekort maar verspilde tijd die je terug kunt winnen.
• Zet in op leren op de werkvloer. Niet elke kracht hoeft binnen te komen met alles al in de vingers. Iemand met de juiste instelling leer je het vak al doende. Zo maak je de vijver waarin je vist meteen een stuk groter.
• Leid je eigen mensen op voor de toekomst. Een stagiair of leerling van vandaag is je vakkracht van over twee jaar. Je bouwt talent op dat jouw manier van werken kent en dat vaak blijft hangen.

Dat laatste is een van de meest onderschatte oplossingen voor structurele krapte. Je investeert vooraf, maar je kweekt personeel dat precies bij je bedrijf past. Hoe je dat aanpakt, van de juiste school benaderen tot begeleiding en subsidies, lees je in het artikel over een stagiair of leerling aannemen.

Begin bij één richting, niet bij alles tegelijk

Je hoeft dit niet in één week op te lossen. Pak de richting die voor jouw bedrijf het snelst iets oplevert. Voor de een is dat het sollicitatieproces inkorten en de eigen mensen om tips vragen, voor de ander is dat een leerling aannemen of het werk slimmer verdelen. Zet één ding in beweging, kijk wat het doet en bouw van daaruit verder.

En vergeet de kracht van je omgeving niet. De ondernemers die het minst last hebben van de krapte, zijn vaak degenen met het breedste netwerk, want zij horen als eerste wie er beschikbaar komt. Zulke verbindingen bouw je het snelst op aan tafel, tussen ondernemers die elkaar iets gunnen. Kom een keer proeven bij een netwerkontbijt van Netwerk de Kempen, je eerste twee keer zijn gratis. Grote kans dat je vraag om personeel er sneller rondgaat dan je vacature ooit deed.