Processen automatiseren zonder groot IT-project

Automatiseren klinkt als een groot, duur IT-project: een team van programmeurs, maanden bouwen, een systeem dat je toch niet snapt. Voor een klein bedrijf hoeft het zo niet te werken. Met de tools die er nu zijn, kun je zelf een flink deel van je routinewerk laten wegvallen zonder één regel code te schrijven en zonder externe partij. Automatiseren betekent simpelweg dat je terugkerende taken door software laat doen in plaats van met de hand. Dat bespaart tijd en het voorkomt fouten, want software vergeet geen stap en tikt geen getal verkeerd over. Bij Netwerk de Kempen, het ondernemersnetwerk in de Kempen, komt dit geregeld ter sprake aan de ontbijttafel, meestal als iemand vertelt hoeveel avonduren hij kwijt was aan facturen die nu vanzelf de deur uit gaan.

In dit artikel lees je wat automatiseren in de praktijk is, waar je het beste begint, welke taken je vandaag al kunt wegautomatiseren, en hoe no-code je in staat stelt dat zelf te doen. Ook lees je waarom de mens in de lus blijft en welke valkuilen je vermijdt.

Wat automatiseren eigenlijk betekent

Automatiseren is geen technologie op zich, het is een manier van kijken naar je werk. Elke ondernemer doet dingen die zich herhalen: dezelfde factuur opstellen, hetzelfde bericht sturen, dezelfde gegevens overtikken van het ene scherm naar het andere. Zodra een taak zich op ongeveer dezelfde manier herhaalt, kun je een stukje software de handeling laten overnemen. Jij bepaalt de regel, de software voert hem uit, telkens opnieuw, zonder dat jij erbij hoeft te zitten.

Het verschil met vroeger is dat je hier geen maatwerksoftware meer voor nodig hebt. De pakketten die je waarschijnlijk al gebruikt, je boekhoudprogramma, je mailbox, je agenda, je webshop, hebben ingebouwde automatiseringen of laten zich met elkaar verbinden. Je bouwt geen systeem, je legt koppelingen tussen dingen die je al hebt. Dat maakt het schaalbaar voor een bedrijf van één of vijf mensen, precies de omvang waar de meeste leden van ons netwerk in zitten.

Belangrijk om vast te houden: automatiseren gaat niet over het vervangen van jou, maar over het weghalen van het saaie deel. Het werk dat aandacht, oordeel of een gesprek vraagt, blijft mensenwerk. Het werk dat neerkomt op knippen, plakken en versturen, hoeft dat niet te zijn. Dit is ook waar bredere digitalisering voor het mkb concreet wordt: niet een vaag toekomstbeeld, maar een paar uur per week die je terugkrijgt.

Waar je het beste kunt beginnen

De valkuil is dat je alles tegelijk wilt automatiseren en daardoor nergens begint. Doe het omgekeerd. Kijk een week lang naar je eigen werk en let op de taken die twee kenmerken hebben: ze herhalen zich, en ze volgen een vaste regel. Die twee samen maken een taak geschikt. Werk dat elke keer anders is of dat een inschatting vraagt, laat je voorlopig staan.

Een simpele manier om kandidaten te vinden, is jezelf bij elke handeling afvragen of je het exact zo al eerder deed. Een paar signalen dat iets zich leent voor automatisering:

• Het herhaalt zich. Je doet de taak dagelijks, wekelijks of bij elke nieuwe klant op vrijwel dezelfde manier.
• Het volgt een vaste regel. Er is een duidelijk “als dit, dan dat”, zonder dat je erover hoeft na te denken.
• Het is overtikwerk. Je neemt gegevens over van het ene scherm of formulier naar het andere.
• Fouten sluipen erin. Juist omdat het saai en repetitief is, gaat er af en toe iets mis, een verkeerd bedrag, een vergeten mail.

Begin met één zo’n taak, niet met tien. Kies er eentje die je vaak doet en die weinig risico geeft als er iets misgaat, bijvoorbeeld een bevestigingsmail in plaats van je hele facturatie. Als die goed loopt, heb je vertrouwen én een werkend voorbeeld, en kun je de volgende erbij pakken. Volgens de KvK kan een goed ingericht automatiseringsproces 20 tot 40 procent van de tijd aan routinetaken besparen, maar die winst haal je stap voor stap, niet in één weekend.

Voorbeelden die vandaag al kunnen

Automatiseren blijft abstract tot je ziet wat het concreet oplevert. Dit zijn taken die veel kleine bedrijven met bestaande tools al hebben weggeautomatiseerd, zonder programmeur.

• Facturen opstellen en versturen. Op basis van een afgeronde opdracht of een terugkerend abonnement maakt je boekhoudpakket de factuur op en stuurt hem automatisch, inclusief herinnering als er niet betaald wordt.
• Banktransacties koppelen aan bonnen. Inkomende en uitgaande betalingen worden automatisch naast de juiste factuur of bon gelegd, zodat je boekhouding grotendeels vanzelf klopt.
• Een intakeformulier dat in je CRM belandt. Vult iemand op je website een formulier in, dan komt die klant meteen als contact in je klantsysteem te staan, zonder dat jij iets overtikt.
• Een automatische welkomstmail. Nieuwe klant of nieuwe inschrijving? Er gaat direct een net bericht uit met de juiste informatie, terwijl jij met iets anders bezig bent.
• Afspraken en herinneringen. Een klant plant zelf een afspraak in je agenda en krijgt automatisch een herinnering, wat no-shows scheelt.

Wat deze voorbeelden gemeen hebben: het zijn allemaal handelingen die je vroeger ’s avonds zat te doen. Ze leveren geen spectaculaire innovatie op, ze leveren rust op. En ze zijn een goede opstap naar meer, want zodra je klantgegevens netjes op één plek staan, kun je er ook slimmere dingen mee, zoals een chatbot voor je bedrijf die veelgestelde vragen afvangt of gerichte inzet van AI voor ondernemers.

No-code: automatiseren zonder te programmeren

De reden dat dit nu voor kleine bedrijven haalbaar is, heet no-code. No-code betekent letterlijk dat je geen programmeur hoeft te zijn om iets werkend te krijgen. In plaats van code te schrijven, klik je in een eenvoudige omgeving de regel in elkaar: als er een nieuw formulier binnenkomt, zet de gegevens dan in mijn klantsysteem en stuur een bevestiging. Je stelt het in zoals je een agenda-afspraak instelt.

Grofweg zijn er twee plekken waar je no-code-automatisering tegenkomt. De eerste zijn de automatiseringsfuncties die al in je eigen pakketten zitten. Veel boekhoud-, mail- en CRM-programma’s hebben een sectie waar je regels kunt aanzetten, zoals “stuur automatisch een herinnering” of “maak van elke nieuwe klant een taak”. Daar heb je verder niets voor nodig. De tweede zijn koppeltools: aparte diensten die tientallen apps met elkaar kunnen verbinden. Die gebruik je als twee programma’s elkaar niet uit zichzelf kennen en je toch wilt dat een actie in de één iets in de ander in gang zet.

Voor de meeste ondernemers is de volgorde simpel. Kijk eerst wat je bestaande pakketten zelf al kunnen, want dat is gratis en het dichtst bij huis. Pas als je een koppeling nodig hebt die er niet in zit, kijk je naar een koppeltool. Je hoeft niet meteen een abonnement op vijf diensten te nemen. Eén goed ingerichte automatisering in het programma dat je toch al gebruikt, is meer waard dan een berg koppelingen die je niet meer overziet.

De mens blijft in de lus

Automatiseren werkt zolang de situatie voorspelbaar is. De kracht van software is ook meteen de grens ervan: hij doet precies wat je hebt ingesteld, ook als de werkelijkheid ineens niet in het straatje past. Een klant die een rare opmerking bij zijn bestelling zet, een factuur die om een uitzondering vraagt, een mail die eigenlijk een klacht is: dat zijn de momenten waarop een mens moet kijken.

Daarom houd je jezelf altijd in de lus op de plekken die ertoe doen. Dat betekent niet dat je alles blijft controleren, dan schiet je niets op. Het betekent dat je bewust bepaalt waar een mens naar kijkt en waar de software vrij spel heeft. Een welkomstmail mag volledig automatisch, daar kan weinig misgaan. Bij het versturen van facturen wil je misschien wekelijks even een blik werpen voor de deur uit gaat. En alles wat met een klantrelatie of een oordeel te maken heeft, blijft mensenwerk.

Zo hoort het ook: de bedoeling is niet dat je bedrijf op de automatische piloot draait, maar dat het routinewerk je aandacht niet meer opslokt. Die tijd stop je in het werk dat wél jouw oordeel vraagt, het gesprek met de klant, het vak zelf. Automatiseren is geen vervanger voor de ondernemer, het is een manier om meer ondernemer te kunnen zijn. En het is een reële afweging naast personeel: waar een extra kracht een vast bedrag per maand kost, kun je met een paar automatiseringen soms hetzelfde routinewerk opvangen. Wat een mens werkelijk kost, lees je in het artikel over wat een medewerker kost.

Valkuilen bij automatiseren

Automatiseren gaat het vaakst mis op dezelfde manieren. Wie ze van tevoren kent, loopt er niet in.

• Een rommelig proces automatiseren. Als een taak nu al onlogisch verloopt, dan versnel je met automatisering vooral de chaos. Zet het proces eerst recht op papier, automatiseer het pas als het klopt.
• Te veel tegelijk willen. Tien koppelingen in één keer levert een kaartenhuis op dat niemand meer snapt. Bouw taak voor taak, controleer elke stap, ga dan pas verder.
• Geen controlemoment inbouwen. Een automatisering die stilletjes fout gaat, kost je maanden voor je het merkt. Bouw een seintje in, of check periodiek of de uitkomst nog klopt.
• Blind vertrouwen op de koppeling. Externe diensten kunnen wijzigen of uitvallen. Weet welke automatiseringen kritiek zijn en wat je doet als er eentje hapert.
• Klantgegevens uit het oog verliezen. Zodra je gegevens tussen tools laat stromen, ben je verantwoordelijk voor waar ze terechtkomen. Kies tools die netjes met privacy omgaan en houd zicht op wat er waar staat.

De rode draad is dezelfde als bij zoveel ondernemen: klein beginnen, controleren, dan uitbreiden. Automatiseren is geen eenmalig project dat af is, het is iets wat met je bedrijf meegroeit. Wat vandaag een handmatige taak is, kan volgend jaar een geoliede automatisering zijn, mits je het stap voor stap opbouwt.

Waar automatiseren precies loont, verschilt per vak, en dat hoor je het snelst van iemand die hetzelfde werk doet. Dat gebeurt bij ons om de week aan de ontbijttafel, waar een boekhouder je in tien minuten laat zien welke handeling hij nooit meer zelf doet. Kom een keer proeven bij een netwerk van ondernemers uit de Kempen, je eerste twee ontbijten zijn gratis, en kijk gerust wie er al aan tafel zit.